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Aviso sobre prácticas de privacidad

En vigencia a partir del 14 de abril de 2003

Este aviso describe cómo podemos usar y divulgar su información médica. Este aviso describe cómo puede acceder a esta información. Léalo detenidamente.

Aceptamos seguir los términos de este Aviso de prácticas de privacidad. Tenemos el derecho de cambiar los términos de este aviso y de poner en vigencia el nuevo aviso para toda la información de salud en nuestro poder. Si necesitamos hacer algún cambio, le daremos una copia actualizada. Le enviaremos la copia por correo a la dirección que tenemos en nuestros registros.

Está disponible una declaración en la que se describen nuestras políticas y procedimientos para resguardar la confidencialidad de los expedientes médicos; le enviaremos dicha declaración si así nos lo solicita.

Kern Family Health Care (KFHC) está obligada por ley a mantener la confidencialidad de su información de salud. También tenemos la obligación de informarle cómo resguardamos su información de salud protegida (PHI).

¿Cómo usa y comparte KFHC mi información de salud?

KFHC guarda sus registros relacionados con la salud, que incluyen los siguientes datos:

  • su historial de reclamaciones,
  • su información de inscripción al plan de salud,
  • sus registros de administración de casos y
  • sus autorizaciones previas por servicios de salud.

Usamos esta información y la compartimos con otros por las siguientes razones:

  • Tratamientos. KFHC usa su información de salud para organizar y coordinar su atención médica. Por ejemplo, compartimos su información de salud con hospitales, clínicas, médicos y otros proveedores de atención médica para ayudarles a prestarle los servicios que necesita.
  • Pagos. KFHC usa y comparte su información de salud para pagar por los servicios de atención médica que usted recibe. Por ejemplo, les decimos a los proveedores que usted es un miembro de KFHC y les informamos sobre sus beneficios. Operaciones relativas a la atención médica. En KFHC usamos y compartimos su información de salud, cuando es necesario, como recurso de ayuda para administrar nuestro plan de salud. Por ejemplo, usamos los datos de reclamaciones de nuestros miembros para nuestras tareas contables internas y con fines relacionados con la calidad.
  • Contratistas y agentes. Compartimos la información de salud con nuestros contratistas y agentes que nos ayudan a completar las tareas anteriormente mencionadas. Antes de compartir la información para pagos o fines comerciales, obtenemos la autorización pertinente mediante contratos de confidencialidad. Por ejemplo, las compañías que prestan o administran nuestros servicios de computación pueden tener acceso a la información de salud digitalizada cuando nos prestan sus servicios.
  • Razones para contactarle. Podemos contactarle para recordarle citas o propocionarle información sobre los tratamientos que tiene a su disposición. También podemos contactarle para hablarle sobre otros servicios de salud.

¿Es posible que otras personas a cargo de mi atención accedan a mi información?

Sí. Si creemos que es necesario, podemos divulgar información médica a un amigo o familiar que esté a cargo de su atención o que pague por sus cuidados médicos. Eso incluye responder llamadas telefónicas sobre elegibilidad y estado de una reclamación.

¿Existe alguna posibilidad de que mi información de salud sea divulgada sin mi permiso?

Sí, podemos compartir la información de salud sin su consentimiento. Además de las razones ya detalladas, también se puede compartir la información de salud con entidades gubernamentales y de otro tipo ocasionalmente cuando la ley lo exige o lo autorice. La siguiente es una lista de los casos en los que nos pueden exigir o permitir compartir la información de salud sin su consentimiento:

  • Divulgaciones exigidas por la ley estatal o federal.
  • A entidades responsables de regular el sistema de atención médica, para que lleven adelante auditorías, inspecciones o investigaciones.
  • Si recibimos una orden judicial o para entregar a un tribunal, investigador o abogado a fin de usar dicha información en casos sobre las operaciones de Medi-Cal. Eso puede incluir casos de fraude o acciones orientadas a recuperar dinero de otras personas cuando Medi-Cal ha pagado sus reclamaciones médicas.

¿Existen casos en los que mi PHI no es divulgada?

Su información de salud puede estar protegida por leyes que pueden limitar o evitar ciertos usos o divulgaciones. Por ejemplo, hay limitaciones para compartir información de salud relativa a:

  • diagnóstico de VIH/SIDA
  • tratamientos de salud mental,
  • trastornos del desarrollo y
  • tratamientos por abuso de drogas y alcohol.

Respetamos estos límites en nuestro uso de su información de salud.

No permitiremos que otra persona comparta o use su información de salud sin su autorización por escrito.

¿Qué derechos tengo por ser miembro de Kern Family Health Care?

Por ser miembro de KFHC tiene los siguientes derechos:

  • Tiene el derecho de solicitarnos que limitemos a determinados datos la divulgación y los usos de su información de salud. Sin embargo, KFHC no tiene obligación de aceptar ninguna restricción solicitada por sus miembros.
  • Tiene el derecho de solicitarnos que le contactemos únicamente por escrito o a otra dirección, casilla postal o por teléfono. Aceptaremos una solicitud razonable cuando lo consideremos necesario para proteger su privacidad.
  • Tiene el derecho de ver y copiar sus registros de salud que KFHC administra. Debemos recibir su solicitud por escrito. Responderemos a su solicitud dentro de un plazo de 30 días. Si sus expedientes están guardados en otro centro, deje transcurrir 60 días para recibir nuestra respuesta. Podremos cobrarle un cargo para cubrir el costo de copiado de sus expedientes. KFHC puede rechazar su solicitud. Si rechazamos su solicitud, le explicaremos el motivo por escrito. Tiene derecho a apelar el rechazo de la solicitud.
  • Si cree que la información que tenemos registrada es errónea, tiene derecho a solicitarnos que la modifiquemos. Podemos rechazar su solicitud. Si rechazamos su solicitud, tiene derecho a enviar una declaración para que se incorpore a su expediente.
  • Tiene derecho a recibir un informe sobre cualquier divulgación excepcional de su información de salud que hayamos hecho. Puede solicitarnos expedientes hasta seis años anteriores a la fecha de la solicitud (pero no anteriores al 14 de abril de 2003). Existen algunas limitaciones. Por ejemplo, no conservamos registros de información compartida con su consentimiento, información compartida con fines de tratamiento de atención médica, pago con cheques por servicios de salud, ni para llevar adelante operaciones del plan de salud de KFHC, información compartida con usted ni de otros tipos de información que divulgamos.

¿Cómo ejerzo estos derechos?

Puede ejercer cualquiera de sus derechos enviando una carta escrita a nuestro encargado de privacidad a la dirección que figura más abajo. Para recibir asistencia con su solicitud, llámenos al número de teléfono que también figura más abajo.

¿Cómo presento una queja si se violan mis derechos de privacidad?

Tiene derecho a presentar una queja a nuestro encargado de privacidad. También puede presentar una queja al secretario del Departamento de Salud y Servicios Humanos.

KFHC no tomará ninguna represalia por la queja que presente. La calidad de los servicios de atención médica que recibe por ser miembro de KFHC no se verá afectada por la queja que presente.

Comuníquese con KFHC a la siguiente dirección:
Privacy Official
c/o AIS/Compliance Department
Kern Family Health Care
2900 Buck Owens Blvd.
Bakersfield, CA 93308
800.391.2000

Comuníquese con el Departamento de Servicios de Salud de California a la siguiente dirección:
Privacy Officer
c/o Office of Legal Services
California Department of Health Services
1501 Capitol Ave.
P.O. Box 997413, MS0010
Sacramento, CA 95899-7413